Tijdens het onderzoek is de vraag meerde keren gesteld waarom onderhoudscontracten als bijvoorbeeld IBC, Maincontracting op lange termijn veelal leiden tot een moeizamer samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Een inzicht is dat onderhoudscontracten die niet kunnen “meebewegen” met hun omgeving kunnen leiden tot een gespannen relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Veelal moet de opdrachtgever gedurende de contractperiode zijn doelen bijstellen waarbij de opdrachtnemer blijft vasthouden aan de overeenkomst. Dit leid tot spanningen.  Een oplossing kan zijn de definitie van het concept Maincontracting waarin de opdrachtgever zijn beleid integreert in de overeenkomst. Door het SAMP te koppelen/integreren in de overeenkomst kan deze “mee bewegen” met gewijzigde omstandigheden. Voor een voorbeeld SAMP Klik Hier en de definitie van het concept Maincontracting Klik Hier.  Onderstaand artikel van aanbestedingscafe.nl gaat in op het meebewegen van een onderhoudscontract.

Op het moment dat je een contract hebt geschreven, is hij misschien alweer verouderd. De wet- Voor de definitie Klik Hieren regelgeving wordt aangepast, de praktijksituatie blijkt toch anders te zijn of stakeholders willen opeens wat extra’s. Dit vereist enorme flexibiliteit van de opdrachtgever én opdrachtnemer. Aan die flexibiliteit zitten grenzen. Hoe zorg je voor een toekomstbestendig contract? AanbestedingsCafe.nl laat hierover drie experts aan het woord.

Bron : Aanbestedingscafe Mei 2017

“Een contract leeft”, stelt Cecile van Velsen, eigenaar C.M. van Velsen Inkoop- en Contractmanagement. “Zorg dat het mee kan bewegen. Koop niet een product of dienst in alsof het een stenen muur is die niet meer kan veranderen. Zorg ervoor dat je ruimte houdt om regelmatig met elkaar in overleg te gaan. Zijn er nieuwe ontwikkelingen? Kunnen we die toepassen in ons contract?”

 

 

Functioneel Specificeren

Mark Groothuis, adviseur Aanbesteden en Contracteren bij Royal HaskoningDHV, ziet dat dit goed te ondervangen is met een functioneel gespecificeerd contract. Hierin beschrijft de aanbestedende dienst wat het gebruiksdoel of het beoogde resultaat is van het product of de dienst. De inschrijver vult in hoe het resultaat bereikt wordt en geeft hier een prijs voor. Het beoordelen van deze inschrijvingen kost wat meer tijd, maar daarmee blijft het contract wel in enige mate toekomstbestendig. “Op het moment dat het contract niet meer volledig voldoet, dan kun je bepaalde aspecten gewoon wijzigen.”

 

Wezenlijke Wijziging

“In de bouwsector is het de normaalste zaak van de wereld dat contracten gewijzigd worden”, vervolgt Groothuis. “Hierbij moet je er wel rekening mee houden dat het geen wezenlijke wijziging mag zijn van het werk. Het is een wezenlijke wijziging van het contract wanneer, als die wijziging in de aanbesteding had gestaan, andere inschrijvers zouden zijn toegelaten, de keuze dan op een andere offerte zou zijn gevallen of als er door de wijziging meer diensten worden opgenomen.”

 

Klanteisspecificaties

“Opdrachtgevers hebben vaak hun eigen interne vijand”, reageert Rob Henneveld, Contract en Projectmanager van PRO6 managers. “De grootste wijzigingen komen namelijk vanuit de interne organisatie, stakeholders en in mindere mate van de opdrachtnemer. Het beste om hiermee om te gaan is door de klant tijdens de contractvoorbereiding te dwingen duidelijke keuzes te maken. Vraag klanteisspecificaties (KES) proactief op en verwerk die in het contract. Uiteindelijk moeten de partijen, die de eisen hebben aangeleverd, ook hun handtekening zetten onder het contract. Daar kun je gedurende de realisatiefase altijd op terugvallen.”

“Let er hierbij op dat je alle stakeholders betrekt en alles vastlegt”, adviseert Groothuis. “Je kunt wel zeggen dat je er met Waterschap X over uit bent als je afspraken hebt gemaakt met de projectleider van het Waterschap. Maar misschien heeft de beherende afdeling wel hele andere eisen dan de projectleider. Zorg daarom dat je de juiste mensen om tafel hebt, met de juiste bevoegdheden en blijf alles vastleggen wat je met elkaar bespreekt.”

 

Implementatie contract

Zorg tot slot voor een zorgvuldige implementatie van het contract, stelt Van Velsen. “Er wordt een contract gemaakt, die vervolgens onderin een bureaula belandt. Misschien is er een contractmanager die het oppakt, maar vaak is deze overdracht niet zorgvuldig. Zorg daarom dat de contractmanager….

 

…..lees verder voor het volledige artikel

 

 

 

 

Verwante Artikelen  

 

 

Tags: , , , , ,