Deze case is gereviewd door :
- Ing. R. Kollaard; RvB, Projectleider en verantwoordelijke voor de RgdBOEI methode
- Ing. A. van den Bulk ; RvB, Docent RgdBOEI IIV Hogescholen,- Arnhem, Utrecht en Den Haag.
- Dr. Ir. A. Straub ; TU Delft, Associate Professor / Faculteit Bouwkunde OTB – Onderzoek voor de gebouwde omgeving. tevens co-promotor
- Prof. Dr.Ir. V. Gruis ; TU Delft, Hoogleraar Housing Management- Afdeling Management in the Built Environment. Tevens Promotor
- Ing. P. van der Landen; Helix, Docent NEN2767 en RgdBOEI Hogescholen,- Arnhem, Utrecht en NVDO reviewer NEN2767 deel2.
- Ir. R. Warringa ; Helix, Rapporteur NEN2767 reviewer NEN2767.
- R. Remijn ; Districtsmanager VEOLIA (Voorheen Dalkia)
- F. de Nooij : Maintenance Engineer CWF B.V.
Onderstaand is de geanonimiseerde versie van de casestudy geplaatst.
Samenvatting
Conditiemetingen als NEN2767 of Rgd-BOEI spelen een belangrijke rol bij contractvormen als Maincontracting of Integrale Beheer Contracten (IBC) in de ContractVormingsfase (CV), de ContractImplementatiefase (CI)en de ContractRealisatiefase (CR).
Beide conditiemetingen hebben invloed uitoefent op :
- De aanneemsom.
- De wijze waarop de opdrachtnemer zijn onderhoud inricht.
- Het kunnen voldoen aan de ontwerp eisen door de opdrachtgever de opdrachtnemer.
- Planmatig Onderhoud uit te voeren door de opdrachtgever gedurende de looptijd van het contract.
Deze invloed wordt met name bepaald door de functionaliteitstoets van de gebrekenparameter “Ernst” en de gebrekensoort “Werking Primair”. Het vaststellen van de gebreken zoals deze omschreven zijn onder de gebrekensoort “Werking Primair” vergen meer dan alleen een visuele waarneming en zullen er daardoor metingen e.d. uitgevoerd moeten worden.
Op grond van deze gegevens kunnen de opdrachtgever en opdrachtnemer de “feitelijke situatie” vastgesteld worden. De mate waarin de feitelijke situatie afwijkt van de inspectie resultaten die gebruikt zijn bij de aanbesteding bepaald de invloed op de vier punten.
Indien de overeenkomst een verbeterproces heeft ten aanzien van de vaststelling feitelijke situatie, is het aan de opdrachtnemer om aan te tonen middels de informatie die o.a. de gebrekensoort “werking primair/secundair” geeft tijdens de transitiefase dat. Hiermee kan de opdrachtnemer aantonen dat de inspectieresultaten welke gebruikt zijn tijdens de aanbesteding onjuist waren. Op grond van deze informatie kan het zijn dat de aanneemsom bijgesteld moet worden. Dat kan in het voordeel zijn van de opdrachtgever of opdrachtnemer.
De problematiek omtrent de inspectieresultaten en hun invloed op concepten als Maincontracting en Integrale Beheer Contracten staat niet los van de overige contractvormen. Contracten als E&K 2015 of de enkelvoudige E&T prestatie contracten hebben dezelfde problematiek als ook daar inspectieresultaten gebruikt worden voor gunning en/of vaststelling van de feitelijke situatie.
Gezien de omvang, invloed en impact van inspectieresultaten conform de NEN2767 en RgdBOEI, is het van belang dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer voldoende competenties hebben om inspectieresultaten te kunnen interpreteren. Als deze competenties er zijn bij de opdrachtgever en opdrachtnemer draagt dit bij aan professioneel contractmanagement. De rol van de NEN2767 en RgdBOEI bij onderhoudscontracten heeft forse invloed op de uitvoering van onderhoudsconcepten en zo mogelijk op de levenscyclus van de Asset. Specifiek een aantal conclusies hebben een maatschappelijke relevantie en zou kenbaar gemaakt moeten worden en in een breder context.
0. Inleiding
Binnen het Assetmanagement wordt technisch beheer en onderhoud als een basis beginsel gezien. Het technisch beheer en onderhoud heeft een plek in de mondiale norm NEN-ISO55000 en wordt omvat door de term “Afstemming”. Dit betekent dat technisch beheer en onderhoud een activiteit is die een bijdrage levert aan de waarde creatie binnen het Assetmanagement.
De wijze waarop de uitvoering van het technisch beheer en onderhoud plaats vindt kent feitelijk kent het vier vormen;
- De technische functie wordt beheerd en onderhouden door eigen personeel
- De technische functie wordt beheerd door eigen personeel en onderhouden door derden.
- De technische functie wordt beheerd en onderhouden door derden
- De technische functie wordt geëxploiteerd door derden en ingekocht door de gebruiker.
Welke vorm uiteindelijk wordt gekozen hangt af van de doelstellingen van de directie. Zij maken de keuze hoe en op welke wijze de te leveren bijdrage aan de waarde plaatsvindt. Ongeacht welke keuze er wordt gemaakt; de eigenschappen van het technisch beheer en onderhoud activiteiten veranderen niet. De onderhoudsactiviteiten aan Assets blijven hetzelfde of het door eigen of derden wordt uitgevoerd. Wat verandert is de vorm waarin het technisch beheer en onderhoud plaatsvindt.
Bij de vier uitvoeringsvormen speelt de conditiemeting zijn rol. Bij de uitvoeringsvormen twee en drie speelt de conditiemeting een dominante rol als het financiële risico wordt verlegt naar de opdrachtnemer. Het beleggen van het financiële risico bij de opdrachtnemer vindt meest plaats bij prestatie contracten. Prestatiecontracten kunnen op verschillende wijzen samengesteld worden door bijvoorbeeld te variëren in het aantal disciplines1 en/of B&U2 en GWW3 elementen. Deze samen bepalen de omvang van het aantal technische elementen die door derden wordt onderhouden. Is de omvang vastgesteld dan kan de prestatie omschreven worden die de opdrachtnemer moet leveren. Deze omschrijving kent vele vormen en is veelal afhankelijk hoe de opdrachtgever de prestatie van de opdrachtnemer relateert aan zijn doelstellingen. Gekende contractvormen zijn geïntegreerde prestatiecontracten, Integrale Beheer Contracten of Maincontracting.
1BEKT (Bouwkunde, Elektrotechniek, Klimaat en Techniek)
2Burgelijke & Utiliteitsbouw
3Grond Weg en Waterbouw
0. Onderwerp: rol conditiemeting bij onderhoudscontracten
In deze contractvormen is de opdrachtnemer tot een bepaald bedrag verantwoordelijk voor vervangingskosten van elementen die tot de aanneemsom behoren. De opdrachtnemer draagt dus een financieel risico wanneer elementen falen tijdens de overeenkomst ongeacht de omvang van de elementen.
Een variabele die de aanneemsom beïnvloed bij dergelijke contracten is de technische conditie van de elementen. Specifiek in de fases contractvorming (CV) en contractimplementatie(CI) is de conditie bepalend voor de aanneemsom, het planmatig onderhoud en dagelijks onderhoud wanneer de conditiemeting is gebaseerd op de NEN2767 of RgdBOEI. De NEN2767 en RgdBOEI is een kwalitatieve methode die op grond van gebreken een uitspraak doet over de technische conditie van elementen die in hun samenhang een technische functie vormen. De gebreken worden visueel en op niet destructieve wijze vastgesteld aan de hand van een gebrekenlijst4. De rekenmethode zoals geformuleerd in de NEN2767-1 en de handboeken RgdBOEI doen op grond van de gebrekenparameters een uitspraak over de technische conditie. Essentieel is voor het vaststellen van de aanneemsom, bijbehorend financieel risico voor de opdrachtnemer, de inrichting van het planmatig onderhoud en het dagelijks onderhoud is de vraag of ook functionaliteit van elementen een onderdeel is van de conditiemeting.
4NEN2767-2 of RgdBOEI handboeken deel 2.
0.2 Casestudy
Op grond van een case studie is de rol en invloed van functionaliteit als onderdeel van de NEN2767 en RgdBOEI onderzocht bij een prestatie contract met meerder disciplines (BEKT). Er heeft inhoudelijke review plaatsgevonden door een vijftal specialisten met positief resultaat. Op verzoek van de eigenaar van deze case zijn de stakeholders, specifieke duiding van contracten en inhoudelijke informatie van deze case geanonimiseerd.
Onder embargo is inhoudelijk gereviewd door reviewers één t/m drie; het geanonimiseerde deel is gereviewed door reviewers vier, vijf en zes. De reviewers zijn :
- R. Kollaard; RvB, Projectleider en verantwoordelijke voor de RgdBOEI methode
- A. van den Bulk ; RvB, Docent RgdBOEI IIV Hogescholen,- Arnhem, Utrecht en Den Haag.
- Ir. A. Straub ; TU Delft, Associate Professor / Faculteit Bouwkunde OTB – Onderzoek voor de gebouwde omgeving.
- P. van der Landen; Helix, Docent NEN2767 en RgdBOEI Hogescholen,- Arnhem, Utrecht en NVDO reviewer NEN2767 deel2.
- R. Warringa ; Helix, Rapporteur NEN2767 reviewer NEN2767.
- Remijn, Districtmanager Veolia, Prestatiecontracten
- de Nooijer, Contractmanager Integrale contracten
0.3 centrale vraagstelling
Wat is bij onderhoudsconcepten als Maincontracting en IBC contracten de invloed van de NEN2767 en /of RgdBOEI op :
- De mate van functioneren van elementen (functionaliteitstoets)
- De aanneemsom.
- Het uit te voeren onderhoud door de opdrachtnemer.
- Het voldoen aan de ontwerpvereisten gedurende de duur van de overeenkomst.
- Investeringen5 te plegen door de opdrachtgever.
5Investeringen is het planmatig onderhoud.
0.4 Uitgangspunt case situatie
De kaders en uitgangspunten zijn omschreven in de aanbestedingstukken en het IBC-2014 contract. Op hooflijnen zijn de uitgangspunten die nodig zijn om de centrale vraagstelling te kunnen beantwoorden:
- Het betreft prestatiecontracten bestaande uit vier disciplines in een bestaande bouw situatie waarin alleen de technische functie van B&U elementen zijn ondergebracht in een prestatiecontract.
- De prestatie-eisen zijn de ontwerpeisen van de technische functies en zijn separaat gedefinieerd.
- De overeenkomst omvat drie fases, nl: De Contractvormingsfase (CV), de contract Implemenetatiefase (CI) en de Contract Realisatiefase (CR)
- De omvang en conditie van de elementen bij de drie fases6is gebaseerd op de RgdBOEI methode.
- De vervangingskosten van elementen die de prestatie en/of ontwerpeisen negatief beïnvloeden behoren tot de aanneemsom nadat de feitelijke situatie is bevestigd door de opdrachtnemer.
- De opdrachtgever stelt vast op grond van het Strategisch AssetManagement Plan de MUP vast7
6Contractvorming omvat de aanbesteding.
7Meerjaren Uitvoering Plan : Zie deel 3 Rgd-BOEI.
0.5 Theoretisch Kader
Het theoretisch kader wordt gevormd door het Assetmanagement zoals omschreven en gedefinieerd in de NEN-ISO 55000.
0.6 Definitie Maincontracting
De gehanteerde definitie van het concept Maincontracting is :
“Technisch onderhoud & beheer concepten als Maincontracting is het afsluiten van integrale prestatiecontracten tussen een opdrachtgever en opdrachtnemer als Maincontractor (Hoofdcontractant) voor het technisch beheer en het onderhoud van Assets. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opstellen van het Assetmanagementplan. De Maincontractor is, binnen de kaders van het Assetmanagementplan, verantwoordelijk voor het technisch beheer en onderhoud, bevoegd dit af te stemmen met de klant/eindgebruiker van de Asset en verantwoordelijk voor alle geleverde prestaties”
Onderbouwing van deze definitie treft u op de site : www.maincontract.nl
Directe link voor de definitie : Klik Hier
Onder gelijke omstandigheden kan de definitie kan ook toegepast worden voor contracten. Vervang hiertoe :
- Maincontracting in IBC
- Maincontractor in Hoofdcontractant.
0.7 Leeswijzer
Dit document is een afgeleide van een case onderzoek. Review door materie deskundigen hebben hun inhoudelijke akkoord geven op de hoofdstukken 1 t/m 4. Om die reden zijn er geen wijzigingen doorgevoerd in de tekst. Er zijn vier onderwerpen beschreven, nl: is de functionaliteittoest omschreven in de conditiemeting, de invloed van de conditiemeting wanneer deze conform de norm zijn uitgevoerd en de consequenties wanneer dit niet het geval is, het continue verbeterproces en de rol van conditiemeting bij onderhoudscontracten. Ieder onderwerp heeft zijn eigen conclusies die gezamenlijk zijn verwerkt in de samenvatting.
1 Functionaliteitstoets in de conditiemeting
Bij integrale onderhoudsconcepten als bijvoorbeeld Maincontracting of Integrale Beheer Contracten (IBC) neemt de conditiemeting NEN2767 of de RgdBOEI conditiemeting een belangrijke plaats in. De conditiemetingen worden veelal gebruikt bij deze contractvormen om de feitelijke situatie vast te stellen.
De vaststelling van de feitelijke situatie is een processtap die de ContractVormingsfase (CV) en de ContractImplementatiefase (CI) afsluit. Na acceptatie van de feitelijke situatie door de opdrachtgever en opdrachtnemer zijn beide partijen het eens over de omvang en de technische conditie van de elementen en start de ContractRealisatiefase (CR). De wijze waarop de opdrachtgever en opdrachtnemer respectievelijk hun rechten en plichten liggen vast in de overeenkomst.
Echter tijdens de definitieve vaststelling van de feitelijke situatie tijdens de contractimplementatie fase, kan een dispuut ontstaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdrachtnemer kan de omvang of de conditie van de elementen verstrekt door de opdrachtgever na verificatie ter discussie stellen en komen tot een ander inzicht.
In het geval dat de waarneming van de opdrachtnemer juist is dan heeft dit invloed op:
- De aanneemsom.
- Het uit te voeren onderhoud door de opdrachtnemer.
- Het voldoen aan de ontwerpvereisten gedurende de duur van de overeenkomst.
- Investeringen8 te plegen door de opdrachtgever.
Om de waarneming van te kunnen onderbouwen moeten de conditiemetingen voldoende informatie en inzicht geven zodat het proces “feitelijke vaststelling situatie” afgerond kan worden. Naast het visueel vaststellen van gebreken waarop de conditiemeting is gebaseerd, is daarvoor ook een functionele toets nodig van elementen in hun samenhang zodat er onderbouwd inzicht verkregen kan worden over toekomstig falen en/of toekomstige gebreken vast te stellen.
Gesteld is in een praktijksituatie door een opdrachtnemer bij een IBC overeenkomst dat functionaliteit geen onderdeel is van de conditiemetingen NEN2767 en Rgd-BOEI. Aan de hand van een case-onderzoek is nagegaan of deze stelling juist is.
8Investeringen is het planmatig onderhoud.
1.1 Aanleiding en case
In een vroeg stadium na aanvang van de overeenkomst raakt door technisch falen een element defect. Consequentie hiervan was dat het element niet meer zijn taak kan uitvoeren waardoor de gehele functie buiten dienst gesteld moet worden. De consequentie van het technisch falen is dat de opdrachtnemer het element vervangt zodat het defecte element zijn functie weer kan uitvoeren conform het programma van eisen.
De vervanging is een kernverplichting van de opdrachtnemer zoals omschreven in artikel 2 “Kernverplichtingen en duur” van de overeenkomst. Tevens doet het artikel een uitspraak over wie de vervangingskosten ten laste wordt gelegd tenzij de overeenkomst ander bepaalt. Echter de opdrachtnemer stelt dat artikel 8 “Vaststellen feitelijke situatie COEL, gegevens en BOEI” hem uitsluit van vervangingskosten.
De opdrachtnemer baseert dit op twee stellingen, nl :
- Er wordt geen functionaliteittest uitgevoerd bij de RgdBOEI inspectie methode tijdens de vaststelling van de feitelijke situatie. De vraag is dus of de RgdBOEI een functionaliteitstest omvat.
- De RgdBOEI kent geen functioneel gebrek om de conditiemeting van een element vast te stellen
Is er antwoordt op deze twee vragen wat zijn dan de mogelijke oplossingsrichtingen binnen de kaders van de overeenkomst.
1.2 Stellingen
In zijn interpretatie van de op de overeenkomst van toepassing zijnde normen en richtlijnen, stelt de opdrachtnemer dat hij de vervangingskosten van het element niet hoeft te dragen.
Vraag is of de opdrachtnemer zijn stellingen kan onderbouwen conform de normen en richtlijnen waarop hij zich beroept. Om dit vast te stellen worden beide stellingen afgezet tegen de inhoudelijke teksten van de geldende normen en richtlijnen.
1.2.1 Toetsing stellingen A en B
De opdrachtnemer stelt dat tijdens de vaststelling van de feitelijke situatie er geen functionaliteittest wordt uitgevoerd bij een RgdBOEI inspectie en er geen functionele gebreken zijn om de conditie van een element vast te leggen. Deze stelling wordt weerlegd door de handboeken RgdBOEI en de NEN2767.
Benadering NEN2767
In de NEN 2767-1 wordt in het raamwerk gebreken9 de gebrekenparameter ernst ingedeeld in drie soorten met elk hun soort gebrek. De ernstige gebreken heeft als gebreken soort het onderdeel “werking primair” en serieuze gebreken heeft als gebreken soort het onderdeel “werking secundair”.
Conform de toelichting soort gebreken bijlage A2 van de NEN2767 definieert werking primair en secundair als volgt :
Werking Primair
gebreken waardoor het bouwdeel- of installatiedeel niet functioneert. Deze gebreken kunnen het gevolg zijn van primaire constructieve gebreken en materiaalintrinsieke gebreken.
Werking Secundair
gebreken waardoor het bouw- of installatiedeel niet voldoende functioneert, voorbeelden hiervan is verlies van medium (installaties)
In beide gebreken soorten wordt gesproken over gebreken van bouw- of installatiedelen die “niet functioneren” of “niet voldoende functioneren”. De specifieke gebreken omtrent het functioneren van bouw- of installatiedelen zijn in de NEN2767-2 ondergebracht onder het soort gebreken “werking primair en werking secundair.
Gesteld kan worden dat het functioneren van een bouw- of installatiedeel als zodanig is gedefinieerd en benoemd door de NEN2767-1 en de daarbij behorende gebreken in de NEN2767-2.
Benadering RgdBOEI
In handboek RgdBOEI deel 1 pagina 21 worden gebreken in vier soorten ingedeeld waarbij werking primair en werking secundair een onderdeel is.
RgdBOEI definieert werking primair en werking secundair als volgt:
Werking Primair of secundair
Tot ‘werking’ rekenen we gebreken die te maken hebben met het functioneren van het betreffende bouw- of installatiedeel. Als onderdelen niet functioneren, spreken we van werking primair; bij onvoldoende functioneren spreken we van werking secundair.
In beide gebreken soorten wordt gesproken over gebreken van bouw- of installatiedelen die “niet functioneren” of “niet voldoende functioneren”.
De specifieke gebreken omtrent het functioneren van bouw- of installatiedelen zijn in de handboeken RgdBOEI deel 2 ondergebracht onder het soort gebreken “werking primair en werking secundair.
Gesteld kan worden dat het functioneren van een bouw- of installatiedeel als zodanig is gedefinieerd en benoemd in handboek RgdBOEI deel 1 en de daarbij behorende gebreken in de handboeken RgdBOEI delen 2a t/m 2d.
9 Zie tabel A.1 pagina 16 NEN2767 deel 1.
1.3 Conclusie
Het vaststellen of een element functioneert is een onderdeel van de conditiemetingen NEN2767 en Rgd-BOEI. De functionaliteitstoets is vastgelegd in de gebrekenparameter “ernst” en de gebrekensoort “werking primair”. Mede op grond van deze inzichten naast de visueel vastgestelde gebreken kan er een conditieniveau bepaald worden.
De stellingen A en B van de opdrachtnemer zijn hiermee onjuist.
2. Conditiemeting bij Maincontracting en Integrale beheer Contracten.
In voorgaand hoofdstuk is aangetoond dat toetsing van de functionaliteit een onderdeel is van de feitelijke vaststelling van de situatie door toepassing van de RgdBOEI. Op grond van deze vaststelling in relatie met de daarbij behorende IBC overeenkomst zou de opdrachtnemende partij het (financiële) risico dragen zoals dit is vastgelegd in de kernverplichtingen10 van de opdrachtnemer.
Inspectieresultaten als NEN2767 en RgdBOEI hebben een belangrijke rol in Maincontracting en IBC in de fases CV, CI en CR. Voorbeelden hiervan zijn:
- In de CV fase biedt de inspectie NEN2767 en RgdBOEI inzicht in de omvang van het aantal elementen en de conditie voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer van de betreffende Asset.
- In de CV fase worden inspecties NEN2767 en RgdBOEI gebruikt als uitgangspunt voor aanbiedingen opgesteld door de opdrachtnemer.
- In de CV fase worden inspecties NEN2767 en RgdBOEI gebruikt om de natuurlijke integrale vervagingen te bepalen.
- In de CI fase worden inspecties NEN2767 en RgdBOEI gebruikt als contract document die na wederzijdse instemming de omvang van het aantal elementen bepaald en hun conditie en tevens de definitieve integrale vervangingen.
- In de CR fase worden inspecties NEN2767 en RgdBOEI gebruikt als referentie voor de geleverde prestatie zoals beoogd in het IBC.
- In de drie fases (CV-CI-CR) vereisen de inspecties NEN2767 en RgdBOEI specifieke competenties en vaardigheden van de organisatie.
Genoemde punten zijn niet limitatief, er zijnmeer punten te benoemen, direct en indirect, waar inspectieresultaten NEN2767 en RgdBOEI invloed op hebben. Dit betekent dat de NEN276 en RgdBOEI inspectieresultaten een gedegen kwaliteit moeten hebben om hun rol en bijdrage te kunnen leveren. Centrale vraagstelling is hierbij:
- Welke standpunten kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers innemen op grond van de inspectieresultaten NEN2767 en RgdBOEI?
De vraagstelling geeft inzicht in welk standpunt opdrachtgever en of/opdrachtgever in kan nemen in de contractfases Contract Vorming, Contract Implementatie en Contract Realisatie. Hebben opdrachtgever en/of opdrachtnemer conform de overeenkomst de mogelijkheid om de feitelijke situatie ter discussie te stellen?
10 Zie paragraaf 2.1 van de IBC overeenkomst.
2.1 Inspectieresultaten conform NEn 2767 en RgdBOEI
De minimale kwaliteit die de inspectieresultaten NEN2767 en RgdBOEI moeten hebben kent twee uitgangspunten :
- De inspectieresultaten zijn conform de norm ongeacht in welke fase de overeenkomst zich bevindt.
- De inspectieresultaten zijn niet conform norm en hebben invloed op alle fases van de overeenkomst.
2.1.1 Inspectieresultaten conform de norm.
In de situatie dat de inspectieresultaten conform de norm NEN2767 en de RgdBOEI zijn vastgesteld betekent dit dat van elk element de soorten gebreken zijn gedefinieerd, gekwalificeerd en gekwantificeerd. Feitelijk is daarmee ook de oorzaak van het gebrek vastgesteld zodat er een uitspraak gedaan kan worden over de gebrekensoort van betreffend gebrek.
Inspectieresultaten die de norm overtreffen zijn niet gedefinieerd, gekwalificeerd en gekwantificeerd. Het is niet uitgesloten dat deze er zijn, maar dan berusten deze op specifieke elementgroepen en gebreken welke niet zijn vastgelegd. Dit zijn elementen en gebreken aan elementen waarover de stakeholders11 separate afspraken maken.
In het geval dat gebrekensoorten conform de normen NEN2767 en RgdBOEI zijn vastgesteld kunnen deze gebruikt worden voor elke fase waarin de overeenkomst zich bevindt. Toepassingen kunnen o.a. zijn:
- Vaststellen wanneer integrale vervangingen gaan plaatsvinden.
- Informatie voor methoden12 om activiteiten vast te stellen zodat aan het programma van eisen voldaan kan worden.
- Omvang van de activiteiten vast te stellen zodat aan het programma van eisen voldaan kan worden.
In deze situatie kan gesteld worden dar de opdrachtnemer en opdrachtgever conform de doelstellingen overeenkomst hun taak kunnen uitvoeren. Er is geen discussie over de feitelijke situatie in elke contractfase.
11 Opdrachtgever, opdrachtnemer en klant-eindgebruiker
12 Bijvoorbeeld FMEA of andere specifieke methoden die bepalend zijn om onderhoudsactiviteiten vast te stellen.
2.1.2 Inspectieresultaten niet conform de norm.
In de situatie dat de inspectieresultaten niet conform de normen NEN2767 en de RgdBOEI zijn vastgesteld betekent dit dat van element(en) niet volledig de soorten gebreken zijn gedefinieerd, gekwalificeerd en gekwantificeerd. Feitelijk is daarmee ook de oorzaak van het gebrek vastgesteld zodat er een uitspraak gedaan kan worden over de gebrekensoort van betreffend gebrek.
In het geval dat gebrekensoorten niet conform de normen NEN2767 en RgdBOEI zijn vastgesteld kunnen deze niet gebruikt worden voor elke fase waarin de overeenkomst zich bevindt.
Toepassingen die o.a. niet uitgevoerd kunnen worden conform de overeenkomst zijn:
- Vaststellen wanneer integrale vervangingen gaan plaatsvinden.
- Informatie voor methoden om activiteiten vast te stellen zodat aan het programma van eisen voldaan kan worden.
- Omvang van de activiteiten vast te stellen zodat aan het programma van eisen voldaan kan worden.
In deze situatie kan gesteld worden dat de opdrachtnemer en opdrachtgever niet conform de doelstellingen overeenkomst hun taak kunnen uitvoeren. De feitelijke situatie kan in iedere fase ter discussie worden gesteld door de opdrachtgever en/of opdrachtnemer.
2.2 Conclusie
In het geval dat inspectieresultaten niet voldoen aan de norm, en dus de feitelijke situatie ter discussie gesteld kan worden, kan dit een negatieve invloed hebben op de doelstellingen van de overeenkomst. Zowel de opdrachtgever en/of opdrachtnemer kunnen in iedere contractfase legitiem, en naar believen, zich beroepen op een onvolledige inspectieresultaat waardoor de activiteiten om te voldoen aan het programma van eisen niet doeltreffend en uitvoerbaar zijn.
In het geval dat de overeenkomst voorziet in een continue verbeter proces die het mogelijk maakt om inspectieresultaten te optimaliseren kan de feitelijke situatie conform norm vastgesteld worden. In deze situatie hebben de opdrachtgever en opdrachtgever conform de overeenkomst de verantwoordelijkheid om de doelstelling van de overeenkomst te realiseren.
3. Inspectieresultaten niet conform norm met verbeterproces
In het geval dat inspectieresultaten niet conform norm zijn kan dit de een negatieve invloed hebben op de borging van het programma van eisen tenzij een continu verbeterproces onderdeel uitmaakt van de overeenkomst.
In het geval dat er een continu verbeterproces is ingericht en onderdeel uitmaakt van de overeenkomst, zijn opdrachtnemer en opdrachtgever verantwoordelijk voor het vaststellen van de feitelijke situatie conform norm. Nadat de vaststelling feitelijke situatie conform norm heeft plaatsgevonden kunnen de activiteiten van de opdrachtgever en opdrachtnemer doeltreffend worden ingericht zodat er voldaan kan worden aan het programma van eisen. Binnen de kaders van het programma van eisen kunnen de activiteiten worden bepaald afhankelijk o.a. de MUP13 en de wijze waarop de opdrachtnemer de onderhoudsactiviteiten vaststelt. Het programma van eisen, waaraan voldaan moet worden door de opdrachtnemer en opdrachtgever, wordt hiermee centraal gesteld.
Om die reden is het van belang dat er processtappen binnen de overeenkomst zijn ingericht die leiden tot een onbetwiste feitelijke situatie waarop de activiteiten van de opdrachtgever en opdrachtnemer gebaseerd kunnen worden.
13 Meerjaren Uitvoering Plan; Handboek RgdBOEI deel 3.
3.1 Processtappen vaststelling feitelijke situatie
De overeenkomst14 voorziet in een aantal processtappen om te komen tot de feitelijke situatie om het programma van eisen te borgen. Deze procestappen zijn opgetekend en verspreid over een aantal artikelen in de overeenkomst.
Wanneer de overeenkomt wordt samengevat zijn er de volgende processtappen:
- Inspectieresultaten die gebruikt zijn door de opdrachtgever tijdens de aanbesteding.
- Inspectieresultaten waarop de opdrachtnemer zijn aanneemsom heeft gebaseerd en gegund.
- Inspectieresultaten welke onvolledig zijn worden door de opdrachtnemer geïnventariseerd en via een wijzigingsformulier wordt de feitelijke situatie voorgelegd aan de opdrachtgever ter accordering.
- Inspectieresultaten worden bijgesteld zodat borging van het programma van eisen plaats kan vinden aan de hand van de activiteiten door de opdrachtgever en opdrachtnemer.
De processtappen 3 en 4 zijn een continue verbeteractiviteit gedurende de duur van de overeenkomst. De opdrachtgever en opdrachtnemer moeten op grond van deze processtappen continu de feitelijk situatie vastleggen en bijwerken indien deze wijzigt.
14 IBC overeenkomst.
3.2 Invloed betwiste inspectie resultaten
In paragraaf 3.1 zijn de processtappen benoemd die leiden tot een geaccepteerde feitelijke situatie gebaseerd op inspectieresultaten conform norm waarop de vervolgactiviteiten gebaseerd kunnen worden in de processtappen 1 en 2. Op het moment dat er is aanbesteed en gegund wordt conform de overeenkomst tijdens de implementatiefase door opdrachtgever en opdrachtnemer de feitelijke situatie conform norm vastgesteld.
Tijdens de implementatiefase wordt de opdrachtnemer in de gelegenheid gesteld om de inspectieresultaten te verifiëren (processtap 3) zodat de feitelijke situatie vastgesteld en bevestigd (processtap 4) kan worden.
Processtap 3 en 4 kunnen dus twee situaties opleveren.
- In de situatie dat de inspectieresultaten conform norm zijn en dus onbetwist waarna opdrachtgever en opdrachtnemer de activiteiten kunnen vaststellen om aan het programma van eisen te kunnen voldoen.
- In de situatie dat de inspectie resultaten niet conform norm zijn en deze door de opdrachtnemer op orde gebracht moeten worden zoals processtap 3 dit aangeeft. Na onderkenning van de omissies door de opdrachtgever kan alsnog de vaststelling van de feitelijke situatie worden afgerond tijdens de implementatiefase.
3.2.1 Onbetwiste inspectieresultaten
In het geval dat de inspectieresultaten opgesteld door de opdrachtgever en gebruikt tijdens de aanbesteding conform norm zijn (en dus geen afwijkingen) en geverifieerd door de opdrachtnemer is de feitelijke situatie onbetwist. De activiteiten kunnen bepaald worden door de opdrachtnemer om het programma van eisen te borgen. Dit zijn o.a. de MUP die geleverd moet worden door de opdrachtgever waar aan de hand van de te verwachten vervangingen de onderhoudsactiviteiten op worden afgestemd.
3.2.2 Betwiste inspectieresultaten
In het geval dat de inspectieresultaten wel afwijkingen15 heeft zijn de inspectieresultatenwaar o.a. op is gegund betwist. In deze situatie moet de opdrachtnemende partij aantonen conform norm.
Risicodrager & programma van eisen
Omdat de opdrachtnemer (financieel) risicodragend is conform artikel 2 en in grote mate verantwoordelijk voor het borgen van het programma van eisen, zijn inspectieresultaten die voldoen aan de norm van essentieel belang voor de opdrachtnemende partij om overeengekomen taak uit te kunnen voeren. Reden hiervan is dat met name de informatie van de gebrekenparameter ernst en gebrekensoort werking primair en werking secundair fundamentele informatie en uitgangspunten bevat voor bijvoorbeeld de FMEA methode.
Omvang inspectieresultaten niet conform norm
De omvang en de mate waarin inspectieresultaten niet conform de norm zijn is niet relevant. Als blijkt dat elementen een ander conditieniveau hebben dan laat de overeenkomst het toe om een wijziging door te voeren die kan leiden tot een mutatie in de aanneemsom.
Onder voorbehoud van jurisprudentie over dit onderwerp bij deze contractvorm is het in het verlengde en aard van de overeenkomst dat de vaststelling van de feitelijke situatie op grond van samenwerking een kenmerk van de overeenkomst. Als in redelijkheid en billijkheid de feitelijke situatie bijgesteld moet worden om aan het programma van eisen te kunnen voldoen dan hoeft dat niet per definitie in het voordeel te zijn van de opdrachtgever en/of opdrachtnemer.
Relatie Planmatig Onderhoud
Relevant voor de opdrachtgever en opdrachtnemer is dat in een vroeg stadium van de overeenkomst inspectieresultaten conform norm worden vastgesteld zodat (financiële) risico’s geïdentificeerd kunnen worden. Op grond van de door zijn gekozen methoden en expertise kan de opdrachtnemer die noodzakelijke onderhoudsactiviteiten aan elementen identificeren die achteraf niet tot de aanneemsom behoren op grond van inspectieresultaten.
In het geval dat analyse van werking primair/secundair uitgevoerd door de opdrachtnemer uitwijst dat aantoonbaar is dat element(en) binnen de duur van de overeenkomst vervangen of hersteld worden, kunnen deze uitgesloten worden van delen van de overeenkomst. Met uitsluiten worden de financiële consequenties bedoeld; niet de operationele consequenties want de opdrachtnemer blijft verantwoordelijk. Hiermee wordt onder andere voorkomen dat successievelijk planmatig onderhoud onderdeel wordt van de overeenkomst en onderdeel van de aanneemsom.
15 Het is niet relevant wie stelt dat de inspectie resultaten niet conform norm zijn. Het gaat in deze paragraaf wat de impact is van betwiste inspectieresultaten.
3.3 Invloed van de MUP op onderhoudsactiviteiten
De feitelijke situatie conform de norm heeft invloed op de MUP/MJOP omdat dit een onderdeel is van de RgdBOEI methode respectievelijk de NEN2767. Zodra de feitelijke situatie is vastgesteld conform norm kan de MUP worden opgesteld zodat de integrale vervangingen vastgesteld kunnen worden.
Zijn de integrale vervangingen bekend, dan hebben deze een directe invloed op de borging van het programma van eisen omdat de opdrachtnemer zijn onderhoudsactiviteiten en risico hierop moet afstemmen.
3.4 Verborgen gebrek
Wanneer van elementen de inspectiegegevens conform norm bekend zijn en/of de feitelijke situatie vastgesteld door opdrachtgever en opdrachtnemer, dan kan er de situatie voorkomen dat elementen vervangen moeten worden voordat planmatig onderhoud van het betreffende element van toepassing was.
In die situatie kan de opdrachtnemende partij zich beroepen op een verborgen gebrek als dit niet het ten gevolge is van een tekortkoming van de opdrachtnemer. Tekortkomingen zijn in deze context die onderhoudsactiviteiten welke de opdrachtnemer vanuit zijn onderhoudsactiviteiten had moeten voorzien. Het geen gesteld is in verlengde en context van dergelijke onderhoudscontracten en deze situatie. Bijvoorbeeld jurisprudentie omtrent dit onderwerp is niet geraadpleegd wat verder onderzoek noodzakelijk maakt echter buiten de vraagstelling valt.
3.5 Conclusie
In het geval dat een continue verbeterproces onderdeel uitmaakt van een overeenkomst specifiek voor de vaststelling van de feitelijke situatie leidt dit tot de situatie dat de feitelijke situatie wordt vastgesteld. Het is wenselijk dat deze vaststelling in een vroeg stadium plaatsvindt omdat deelprocessen als opstellen onderhoudsstrategie, toewijzing planmatig onderhoud, identificatie risico’s etc. daarvan afhankelijk zijn. De vaststelling van de feitelijke situatie kan zowel voor de opdrachtgever als voor de opdrachtnemer negatieve of positieve financiële gevolgen hebben.
4. Impact unspectieresultaten Maincontracting en integraal beheer Contracten
De rol van de inspectieresultaten volgens de NEN2767 en RgdBOEI kan naar aanleiding van voorgaande conclusies leiden tot het inzicht dat inspectieresultaten meer impact hebben dan voorheen gedacht.
Ten principale gaat het er niet om wie de inspecties uitvoert maar in welke mate inspecties voldoen aan de norm. Vanuit die zienswijze is met name de gebrekensoort “werking primair” een factor die in alle contractfases invloed heeft omdat deze specifiek ingaat op aanvullende metingen om aanvullende onderbouwing of juiste vaststelling van de werkelijke omvang en intensiteit van de geconstateerde gebreken vast te stellen16.
De vraag is wat de juiste toepassing is van de gebrekensoort werking primair/secundair bij concepten als Maincontracting en Integraal Beheer Contracten.
Dit staat los van de rol van inspecties conform de NEN2767 en/of RgdBOEI in het Assetmanagement, in de levenscyclusbenadering en daarbinnen de waardecreatie van Assets. Deze beschouwing staat buiten de vraagstelling.
16Zie paragraaf 2.3
4.1 De rol van de gebrekensoort “Werking Primair / Secundair”
In zowel de NEN2767 als de RgdBOEI is de gebrekensoort “werking primair en werking sucundair” een onderdeel van de gebrekenparameter ernst. Deze gebrekensoort geeft inzicht in functionele gebreken van een element. Welke functionele gebreken dit is omschreven in de NEN2767-2 en de handboeken RgdBOEI deel 2.
De gebrekensoort werking primair/secundair geeft inzicht in functionele gebreken op grond van waarnemingen17. Een voorbeeld hiervan is het vaststellen van trillingen op de as van een liftmotor. Aangenomen mag worden dat de vakbekwame inspecteur op grond van waarneming een bepaald type trilling kan waarnemen. Echter, dit staat niet in verhouding tot de informatie die specialistisch onderzoek op grond van metingen oplevert. Per definitie18 zou specialistisch onderzoek moeten plaatsvinden om te komen tot de juiste vaststelling van gebreken op grond van waarneming en specialistische metingen.
Helaas gaat de NEN2767 hier aan voorbij omdat de norm geen richtlijnen geeft voor het detailniveau van de inspecties en de steekproefgrootte19. Het is aan de opdrachtgever of opdrachtnemer in welke mate hij het detailniveau en steekproefgrootte uitvoert, en dus impliciet specialistische metingen, laat uitvoeren.
RgdBOEI daarentegen duidt expliciet20 de omvang van de te inspecteren elementen en in het geval dat er gelijksoortige elementen zijn de wijze waarop de een steekproef moet plaatsvinden
Bij een bouwkundige inventarisatie moeten alle elementen die op meerdere locaties (bijv. etages) of oriëntaties (bijv. noordgevel) voorkomen, zoals metselwerken, kozijnen,
schilderwerken, dakvlakken e.d., nader uitgesplitst worden door middel van een specificatie in de ‘annotatie’. Bij de disciplines elektrotechniek, werktuigbouw en transporttechniek worden in de ‘annotaties’ ook de subonderdelen die bij deze installatie behoren, en de locatie van de hoofdcomponent aangegeven. Hier geldt ook dat alle elementen die tot één installatie behoren worden gekoppeld door gebruik van volgnummers. De gebruikte volgnummers worden vastgelegd in een koppelveld.
Steekproef gelijksoortige elementen
Als de inspecteur zich bij grote series gelijksoortige elementen noodgedwongen beperkt tot een steekproef moet deze een representatief beeld opleveren van de serie elementen als geheel. Voorwaarde voor representativiteit is dat de steekproef niet te klein is. Voorts moet de steekproef in principe a-select worden getrokken. Een a-selecte steekproeftrekking is overigens alleen toegestaan als de elementen voor alle belangrijke conditiebepalende factoren gelijk zijn. Denk daarbij aan geveloriëntatie, gebruik e.d. Bij ongelijke omstandigheden moeten de elementen alsnog worden opgesplitst in gelijke groepen waaruit desgewenst a-selecte steekproeven kunnen worden getrokken. Met behulp van een steekproef moet een betrouwbaarheid worden bereikt van minimaal 95%; een nauwkeurigheidsafwijking van maximaal 5% is dus aanvaardbaar.
Samengevat:
De NEN2767 en RgdBOEI verschillen als het gaat om de omvang van te inspecteren elementen bij gelijksoortige elementen. Daar waar de NEN2767 het vrij laat in welke mate het totaal aan elementen wordt geïnspecteerd schrijft RgdBOEI dwingend voor het totaal aan elementen te inspecteren en bij gelijksoortige elementen een a-select aantal elementen te inspecteren met een betrouwbaarheid van 95%.
17Waarnemingen kunne ook metingen zijn.
18Specifiek voor de context bedoeld wanneer conditiemeting gebruikt wordt bij onderhoudscontracten in de CV-CI-CR fase.
19NEN2767 pagina 4 tweede bullit.
20Handboek deel 1 pagina 52 paragraaf 8.4
4.2 De rol van de steekproefgroote
De impact die inspectieresultaten hebben wanneer deze niet aan de norm voldoen is in voorgaande hoofdstukken toegelicht, echter niet het detailniveau en de steekproefgrootte van een inspectie. Wat bepalend is voor het detailniveau en de steekproefgrootte kan verschillen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Voor de opdrachtgever zal dit vooral informatie zijn waarmee een aanbesteding uitgevoerd kan worden, voor de opdrachtnemer informatie waarop hij zijn risico’s gaat vaststellen. Deze twee uitgangspunten21 bepalen het detailniveau en steekproefgrootte van de inspectie.
21 Niet limitatief; er zijn meer uitgangspunten te benoemen echter zijn dit de twee dominante factoren.
4.2.1 De rol van de steekproefgrootte in de context van de overeenkomst
De mate waarin het detailniveau en de steekproef en door wie wordt uitgevoerd wordt bepaald door het continue verbeterproces zoals somschreven in paragraaf 4.1.
Opdrachtgever
Op grond van de aard van de overeenkomst en verbeterproces is het in eerste aanleg aan de opdrachtgever om inspectieresultaten te realiseren om zo een aanbesteding te kunnen uitvoeren. De mate van detaillering en steekproefgrootte hangt af van:
- Welke afwijking (financieel) wordt geaccepteerd nadat het continue verbeterproces is ingericht.
- Of in welke mate risico’s financieel gekwantificeerd moeten kunnen worden.
Opdrachtnemer
Op grond van de aard van de overeenkomst en verbeterproces is aan de opdrachtnemer om inspectieresultaten te verifiëren om zo te komen tot een aanbieding en invulling te geven aan de overeenkomst. De mate van detaillering en steekproefgrootte hangt af van:
- Welke financiële risico’s de opdrachtnemer acceptabel vindt om de vervangingskosten te dragen conform artikel 2.1.2 en 2.1.3 van de overeenkomst.
- Op welke wijze hij invulling gaat geven aan zijn onderhoudsactiviteiten die niet planmatig vervangen worden tijdens de overeenkomst.
- Op welke wijze hij invulling gaat geven aan zijn onderhoudsactiviteiten die wel planmatig vervangen worden tijdens de overeenkomst.
- Op welke wijze hij de dagelijks onderhoudsprocessen gaat inrichten.
De belangstelling van de opdrachtnemer zal vooral naar de gebrekensoort werking primair secundair uitgaan, omdat deze functionele informatie geeft over de gebreken en het feitelijke conditieniveau.
4.3 Belang detailniveau en steekproefgrootte voor opdrachtnemer
Het is in het belang van de opdrachtnemer om al tijdens de transitiefase de gebrekensoort werking primair secundair feitelijk vastgesteld te hebben. Welke elementen hij uitsluit om de werking primair secundair is aan de opdrachtnemer en behoort bij het risico welke hij wilt nemen. Zijn risico kan zijn dat in het geval dat alsnog een uitgesloten element (bijvoorbeeld een liftmotor) faalt, dit dan ook tot zijn verplichting hoort om deze te vervangen incl. de vervangingskosten.
Een strategie van de opdrachtnemer kan zijn aantoonbaar maken dat de inspectieresultaten van de opdrachtgever dusdanig van de norm afweken, dat positieve bijstelling van de aanneemsom in het voordeel komt van de opdrachtnemer
4.4 Inspectie resultaten, competenties en oplossingsrichtingen
De omschreven rol en belang die de inspectieresultaten hebben vergen competenties en vaardigheden van de inspecteur om inspecties op te stellen en te interpreteren door zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer.
In het geval dat derden deze activiteiten uitvoeren zullen er competenties en vaardigheden bij de opdrachtgever aanwezig moeten zijn om hetgeen aangeboden te kunnen beoordelen. Specifiek voor de opdrachtnemer is het zaak om competenties en vaardigheden binnen de organisatie te hebben om inspectieresultaten te interpreteren vertalen naar risico’s, onderhoudsstrategieën, activiteiten ten aanzien van het planmatig onderhoud en de dagelijks onderhoudsprocessen. De juiste kennis, vaardigheden en competenties kunnen een onderdeel zijn van de oplossingsrichting wanneer er situaties aan de orde zijn zoals omschreven in paragraven 2.4, 3.2, 4.5 en 5.3.
Indien genoemde competenties en vaardigheden op volwassen wijze worden toegepast zoals de aard van concepten als Maincontracting en IBC dit vereist, kan dit leiden tot een succesvolle performance van de opdrachtgever en opdrachtnemer.
4.5 Relaties met andere contractvormen
Inspectieresultaten die conform de NEN2767 en RgdBOEI worden gebruikt bij onderhoudscontracten anders dan Maincontracting en IBC, worden met dezelfde problematiek geconfronteerd als deze een soortgelijke verbeter proces hebben. Bijvoorbeeld de E&K2015 bestekken van het RvB en de enkelvoudige Bouwkundige prestatiecontracten en/of Liftcontracten met een prestatie-karakter kunnen met dezelfde problematiek worden geconfronteerd. Ook daar kan de oplossingsrichting zoals geformuleerd in paragraaf 5.4 mogelijk leiden tot het gewenste effect.
4.6 Conclusies
Inspectieresultaten conform de NEN2767 en de RgdBOEI bij concepten als Maincontracting en Integraal beheer Contracten nemen een belangrijke plaats en specifiek de gebrekensoort werking primaire/secundair die een uitspraak doet over het functioneren van een element of elementen in hun samenhang.
Wanneer deze informatie niet betrouwbaar is of beschikbaar kunnen er dermate financiële afwijkingen ontstaan waardoor de aanneemsom aangepast moet worden. Dit kan in het voordeel van de opdrachtgever dan wel de opdrachtnemer zijn. Naast de invloed op de aanneemsom hebben de inspectieresultaten invloed op de financiële risico’s van de opdrachtnemer, zijn onderhoudsstrategie e.d..